Сертификат ISO 27001 на Крестън БулМар Сертификат ISO 9001 на Крестън БулМар
Kreston BulMar

Счетоводна кантора Kreston BulMar

качествени счетоводни услуги на изгодни цени

Счетоводна кантора > Счетоводна библиотека > Организация на счетоводството в ТКЗС

Счетоводство и калкулации

Организация на счетоводството в ТКЗС

Разглеждането на въпроса за организацията на счетоводството започва с първичната отчетност. Под понятието първична отчетност в счетоводството се разбират всички писмени документи с най-различен вид, форма и съдържание, в които са отразени посредством числени показатели извършените от страна на предприятието стопански операции. Отчитането дейността на стопанското предприятие при всички счетоводни системи започва със съставяне на документи и се базира на документи. Всички записвания в счетоводството трябва да почиват на верни и точна документи, за да бъде и самата отчетност вярна и точна. Документите, които влизат в състава на първичната отчетност и образуват основата на записванията в счетоводството, трябва да бъдат подписани от съответните лица, чиито подписи доказват истинността на данните и че посочената в документа стопанска операция действително е била извършена от предприятието. Оформяването и въплътяването на стопанските факти и операции в документи е първият стадий от работата по отчитането и има огромно значение за правилната постановка на отчетността изобщо и на счетоводството в частност, тъй като много от документите се използуват и от другите клонове на отчетността, като например в статистиката, планирането, калкулациите или пък в оперативно-техническата отчетност. И много правдоподобно изглежда сравнението, че както майсторът - строител не може да направи здраво здание от изгнили и вехти материали, така и счетоводителят не може да създаде добро счетоводство и правилно да организира отчитането на стопанската дейност на предприятието, ако няма на свое разположение доброкачествени, т. е. точни и верни документи. Поради това и първата грижа на всеки счетоводител е да осигури издаването на подходящи, правилно попълнени и верни документи за първичната отчетност. Много важно обстоятелство е щото документите да имат така разположено съдържание, което да подхожда по най-целесъобразен начин за по-нататъшното им използуване в счетоводството и в другите клонове на отчетността. Тук се идва до формата на документите, а също така и до създаване на типови документи за отделните случаи и тогава те се наричат формуляри.

Документите могат да бъдат най-различни по форма и съдържание и могат да бъдат съставени по различен начин. Въпреки обаче най-голямото разнообразие във формата и съдържанието на документите, то има цяла редица от признаци, т. е. реквизити, които трябва да се съдържат във всеки правилно и целесъобразно формулиран документ. По-важните от реквизитите са следните. Всеки документ има свое име, което образува съставна част от заглавието на документа. Последното обхваща първоначалните указания по документа, които се поставят в горната му част, като: ведомство, учреждение, име, назначение, основна мярка, число, месец, година и място на издаването и др. Всеки документ трябва да има наименование, като: сметка, фактура, искане, разпореждане и т. н., а също така и пореден номер. В заглавието на документа се посочва предприятието, отделението, учреждението или лицето, което издава документа, както и времето на издаването. Специално в ТКЗС трябва непременно в документа да се посочи мястото на извършената стопанска операция, като: бригада, ферма, спомагателно предприятие и т. н. След това на кратко се излага съдържанието на операцията, която се оформява с дадения документ, като се дават и числените показатели, характеризиращи операцията, изразени количествено и стойностно, или по отделно, в зависимост от характера на документа. Най-после всеки документ се подписва от лицата, които отговарят за верността на неговото съдържание. В много документи се предвиждат според естеството на стопанската операция и други подписи. Те трябва да бъдат внимателно и четливо попълнени, като се избягват каквито и да било поправки и зачерквания. Всички поправки следва да бъдат заверени от имащите това право лица.

Във връзка с общата характеристика на документите, образуващи първичната отчетност, ще споменем, че в зависимост от произхода им различаваме вътрешни и външни документи. Първите се съставят в самото предприятие и отразяват вътрешните стопански операции, а вторите се получават от други предприятия, учреждения или лица и поради това отразяват стопанските връзки и взаимоотношения с външния свят. Всички те обаче заедно отразяват цялата дейност на предприятието, която следва да се обхване и отрази посредством отчетността и по-специално посредством счетоводството.

От изложеното се вижда, че първичната отчетност отразява всестранната стопанска дейност на предприятието в момента и по-място на нейното извършване и представлява суровия материал за счетоводното отчитане. Тя обхваща всички материални промени в стопанството и поради това позволява да се упражни ефикасен контрол върху средствата на ТКЗС. Една част от първичната отчетност се създава извън стопанството, а тави, която произхожда от самото стопанство, се води в отделните негови сектори и в низовите служби - на полето при бригадата, в работилницата, във фермата, при вършачката и т. н. Това показва, че първичната отчетност от вътрешен характер трябва да бъде опростена, защото тя се създава от не много подготвени лица и при липса на съответните удобства. Тя трябва да бъде такава, че лесно и удобно да се регистрират и отчитат трудодните, добивите, продажбите, ликвидацията на основните средства, фирите, бракуванията и т. н.

Тук ще разгледаме по-важните части от първичната отчетност на ТКЗС. Първичното отчитане на труда се осъществява в най-голямата си част в бригадите и се води от самите бригадири. Записването и отчитането на вложените от кооператорите трудодни у нас за сега се извършва по два начина. При първия начин явилите се всеки ден на работа кооператори се вписват във формуляра ежедневни сведения, като след завършване на ежедневната работа срещу името на всеки кооператор се записва броя на изработените от него трудодни и каква работа по вид, количество и качество е била извършена. Ежедневните сведения са във форма на кочан и се попълват в два екземпляра, единият от които се напраща своевременно в счетоводството, а другият остава в кочана и се използува за вписване ежедневно в трудовата книжка на кооператора извършената работа и зачислените му за нея трудодни. При този начин счетоводството ежедневно получава данните за извършената работа в стопанството и изчислените за нея трудодни на кооператорите. Вторият начин се състои в това, че се използува един бележник, който е конструиран по типа на квитанциите и служи за 15 дни. Всеки явил се кооператор за пръв път на работа през петнадесетдневието се записва на отделен лист в бележника, където всеки ден се вписва извършената работа от кооператора и изчислените му за това трудодни, и то в двете половини на листа от бележника. В края на срока половината от всеки лист се откъсва и се предава на счетоводството за осчетоводяване, а другата половина се дава на кооператора, която му служи вместо трудова книжка. При този начин счетоводството получава сведения за изработените трудодни и извършена работа само в края на всяко полумесечие.

В края на месеца и при двата начина е желателно да се състави една обща ведомост за изработените през месеца от кооператорите трудодни и да се окачи на видно място, от където заинтересованите могат да правят своите проверки. И при двата начина в края на всяко полумесечие се правят вписвания на трудодните в споменатите по рано две статистически сметки, а също така и в съответните партиди на кооператорите и в тези на обектите за трудовложенията.

Според чл. 25 на Примерния устав, работите в ТКЗС в земеделието, животновъдството и в спомагателните отрасли се извършват въз основа на груповия и индивидуален акорд, като управителният съвет въз основа на дадените от МЗ примерни норми изработва трудови норми и оценка на всеки вид работа в трудодни, които норми се утвърждават от общото събрание. Извършената работа от всеки кооператор се приема и отчита ежедневно от бригадира, като всяка седмица бригадирът пресмята извършената работа и начислява за нея трудодни, които записва в трудовата книжка на кооператора и предава в счетоводството на ТКЗС. Ежемесечно управителният съвет съставя ведомост за изработените от всеки член трудодни и я поставя на видно място за преглед от кооператорите. Най-късно до 31 януари на следващата година и не по-късно от 10 дни преди общото събрание управителният съвет обявява за сведение на всички общото количество трудодни изработени през годината от всеки кооператор.

Друга част от първичната отчетност представляват констативните протоколи за добивите. Количеството, качеството и стойността на добитата продукция по време на добиването й се констатират посредством специални приемателни протоколи. Последните се съставят и подписват от тричленна комисия всякога при добиване на натурални доходи от главните и второстепенни отрасли, от спомагателните предприятия и преработките и др. и се подписват още и от лицето, на което се поверява пазенето на получената продукция - обикновено домакина или съответния магазинер. Във всеки протокол се отбелязват всички необходими и характерни данни за случая, като особено значение имат данните за вида, количеството и цената на добитото, по която цена то може да се продаде в момента на добиването. За такива цени се смятат нормираните или планово-продажните, като първите се използуват всякога, когато има официално установени такива. Добитите домашни животни не се оценяват, тъй като тяхната стойност в момента на добиването е предварително установена, а теглото на обемистите фуражи се установява приблизително въз основа броя на колите или някой друг критерий. Приемателните протоколи за зърнените храни се съставят ежедневно, а не след окончателното прибиране на съответния вид добив, например пшеницата. В случаите, когато е неудобно да се събира тричленната комисия за съставяне на протокол, какъвто е случая при зеленчука, който се бере по няколко пъти на ден, то количеството на добива при всяко бране се вписва от градинаря в бележки от кочан, които се подписват и от лицето натоварено с неговото по-нататъшно отправление. Бележките се представят в канцеларията и се използуват за осчетоводяване на добития от градините натурален доход по вида на продуктите.

Към първичната отчетност спадат още и издадените бележки за вътрешния неутрален оборот, отнасящи се до предадените за употреба в стопанството произведения и материали, като семена за посев, фураж за добитъка, слама за постилка и др. Те се издават от кочан в два екземпляра от домакина или магазинера, подписват се от отговорника-получател и единия екземпляр се предава в счетоводството за отчетно използуване.

При бракуване на предмети, клане и умиране на добитък, констатиране на липси и фири и при други подобни случаи се съставят констативни протоколи. В последните се отбелязват всички характерни за случая данни, като: първоначалната, инвентарната и ликвидационната стойност на предмета, какви и колко материали се получават от него, които се предават на домакина или на някое друго отговорно лице, причините, количеството и стойността на липсите и фирите и за сметка на кого остават, както и името на виновното лице и т. н.

Преносителните бележки служат за контролиране на каруцарите и шофьорите при превозване на храни при разните случаи. За натовареното количество при всеки курс се издава от кочан бележка в три екземпляра, като подписаният от превозвача екземпляр остава в кочана, а другите два се предават на превозвача, които той поднася на подпис от лицето при приемателния пункт, като единият екземпляр запазва за себе си, а другият връща на първото място (на изпращача), с който екземпляр изпращачът се отчита в канцеларията на стопанството, където се използува и за съответното по-нататъшно отчитане.

Други документи от първичната отчетност са съставените ведомости при раздаване продукти (натурални аванси) на кооператорите. В тях се вписват раздаваемите количества по видове продукти и кооператорът се подписва срещу означените на реда на неговото име количества, които той и получава. При всяко раздаване се прави отделна ведомост, поради което за удобство и по-добър ред раздаването се извършва периодично, а не ежедневно. Вместо във ведомост, раздаването може да се оформи с отделна за всеки кооператор бележка, издадена в два екземпляра от кочан, която се подписва от кооператора. По същия начин, чрез ведомост или бележка, се постъпва и при раздаване парични аванси на кооператорите. Ведомостите и бележките се използуват в счетоводството за осчетоводяване на тези стопански операции.

Не малък брой документи се издават от стопанството и при други случаи на стопански операции от вътрешен характер, както и при взаимоотношенията му с третите лица - продажби, ликвидация на основни средства, натурални заеми и т. н. Много документи от първичната отчетност се получават и от вън, като фактури, сметки, уведомления от банките и др., върху някои от които от страна на стопанството се налага при известни случаи да се правят допълнителни отбелязвания във връзка с изискванията на счетоводството. Така например върху фактурата се подписва лицето, което е приело за пазене купените от вън стоки и материали, при условие, че не се издава складова разписка.

За всички документи от първичната отчетност е установен известен ред на движение и начин на обработване, които започват от момента на издаване документите и завършват с.предаването им за съхраняване в архивата на стопанството. Всичко това образува тъй наречения документооборот. Използуването и обработването на документите за нуждите на отчетността и специално на счетоводството, става в общи черти по следния начин. Документите се съсредоточават в счетоводството, където най-първо се подлагат на проверка. Проверката засяга не само счетоводната страна на съдържанието, но още и целесъобразността на извършената операция, като в много документи се вписват нови данни с оглед да се подготвят за счетоводното им използуване. Тези данни се отнасят най-вече до поставяне на оценки и изчисляване стойността на употребените произведения и материали, до уточняване и изясняване на някои части от съдържанието и т. н. Работата по оценяването е известна под името таксация на документите. Изобщо цялата първична отчетност, в лицето на представените документи, се подхвърля на съответното преглеждане, проверяване, уточняване и попълване, с което се подготвя за използуването й в счетоводството, след което документите от дадена дата (ден) се подреждат и групират за съставяне въз основа на тях на съответните операционни бележки. За да се улесни боравенето с документите и тяхното своевременно издирване при справки, същите се номерират поредно, като върху всеки от тях се поставя и номера на операционната бележка. За случая може да се приложи само последния номер. При групиране на документите за вписването им в операционните бележки се спазва правилото, че еднообразните, еднородните или свързаните помежду си операции могат да се изразят в една операционна бележка, но така че да не се попречи на прегледността в отчитането. При съставяне на операционните бележки въз основа на документите от дадена дата по възможност се спазва реда на постъпването им в счетоводството, като всички документи, принадлежащи към дадена операционна бележка, се прикрепят към същата. Завеждането на дневника става направо от операционните бележки, или пък се използува каретната система за журнализиране на последните. Главната книга се завежда от дневника или от рекапитулацията на карето. При американската форма дневник-главната книга се завежда от операционните бележки. Завеждането на спомагателните книги става обикновено не от дневника, а направо от операционните бележки и придружаващите ги документи. Ако в операционните бележки се съдържат всички необходими, за водене на спомагателните книги данни, то докато операционните бележки се използуват за вписване в книгите, документите се отделят от тях и се съхраняват отделно, за да се отстранят възможностите за изгубване на някой документ при манипулацията с операционните бележки. На операционните бележки се дават поредни номера, като всяка отчетна година започва с първи номер. Те се съхраняват подредени по поредни номера, като документите се съхраняват прибавени към съответните операционни бележки или пък в отделни папки н подредени по номерата на операционните бележки. С влизането на документите в архивата за съхраняване, прекратява се и процеса на документооборота. С това и първичната отчетност е изпълнила своята роля в предприятието като основа на счетоводното отчитане и подредена се съхранява за евентуални справки до предвидения в закона за счетоводството срок.

По отношение на счетоводните книги, кои го кооперативното стопанство трябва да води, системата на тяхното устройство, начина на воденето им и т. н. са меродавни съответните предписания в закона за счетоводството и неговия правилник. Според чл. 2 от Закона и § 3 от Правилника, стопанските предприятия, които прилагат за отчитане на своята дейност двойното счетоводство, трябва да водят задължително следните основни книги: книга за инвентарите и балансите, дневник и главна книга, като последните две книги могат да се водят като една обща дневник-главна книга, известна в счетоводната литература като американска счетоводна форма. Според § 44 на правилника, ТКЗС водят като задължителни онези спомагателни книги, които са предписани да се водят от висшестоящата организация в инструкцията за водене счетоводството на тези стопанства. Според разясненията по сметкоплана на ТКЗС от страна на ЦКС и според неговата инструкция относно групите партиди по спомагателните книги на ТКЗС, последните водят задължително следните спомагателни отчитания: спомагателна книга за недвижимостите, за движимостите, за трайните вложения и насаждения, за продуктивните и работни животни, за строежа и доставката на основни Средства, за ликвидацията на основни средства, за ценните книжа и. съучастията, за произведенията и материалите, за младите животни и тези за угояване, за банките и касата, за дебиторите и кредиторите, за кооператорите, за дяловия капитал и фондовете, за общоуправителните разноски, за продажбите, за разноските за страничните предприятия, за разноските за производството, за натуралните доходи и тяхното разпределение, за паричните доходи и тяхното разпределение и за статистическите сметки. Спомагателните отчитания могат да се групират, с което ще се намали броя на спомагателните книги, като отчитанията по няколко сметки се извършват в една книга, но поделена на раздели. Така може да се постъпи например по отношение на основните средства, които да се отчитат в една книга - книга за имуществото, както и по отношение на някои други отчетни обекти. Даже някои спомагателни отчитания, които са свързани, могат да се водят само в една, устроена по подходящ начин партида, какъвто е случая например с произведенията и материалите и продажбите на същите. Вместо в книги, спомагателните отчитания могат да се проведат в картони, към който начин в последно време прибягват много предприятия. Този начин притежава несъмнени предимства пред подвързаните книги, което е главната причина за широкото му разпространение.

Книгата за инвентарите и балансите е първата основна книга и служи за вписване задължително на всеки съставен в стопанството инвентар, както и всеки съставен въз основа на инвентара баланс по установените типови балансови схеми. От друга страна подреждането на перата в инвентара става по реда в балансовата схема. Стопански предприятия, които разполагат със сложен и разнообразен имуществен състав, или пък имат голям брой вземания или задължения, в който случай инвентарът ще има голям обем, могат да съставят целите си инвентари или част от тях на отделни листове, които се подвързват и се заверяват нотариално съгласно чл. 11 от Закона за счетоводството до края на м. март следната година. В книгата за инвентарите и балансите се вписват задължително и тримесечните оборотни ведомости от главната книга, които според правилника в своите салда представляват имуществен и резултатен баланс (чл. 3 и 4 от Закона и § 4 и 5 от Правилника).

По отношение на инвентарите и балансите в ТКЗС *току що дадените указания са меродавни и за тях. Поради това, че големите и модерно обзаведени кооперативни стопанства разполагат с голям брой и разнообразни имущества, то те могат да използуват дадената възможност от закона и правилника за счетоводството да съставят някои части от своя инвентар на отделни листове, поради което вписаните инвентари в книгата за инвентарите и балансите ще бъдат по-ясни и прегледни. Според чл. 10 от закона в книгата за инвентарите и балансите, непосредствено след годишния инвентар и баланс, се вписва годишната равносметка за загубите и печалбите. Това постановление обаче не се отнася до ТКЗС, тъй като те не съставят такава равносметка поради това, че в тях не се търсят и не се показват печалби и следствие на това няма и сметки, които да отчитат последните. Сметката за продажбите е предназначена да отчита продадените произведения и материали като такива, което се вижда ясно при анализиране на нейното съдържание, но не и да отчита някакви печалби и загуби от продукцията на ТКЗС. Дебитните или кредитни салда по някои .партиди от сметката за продажбите не се третират като загуба или печалба, а като намаление или увеличение на паричните доходи на стопанството. От друга страна направените разноски и реализираните при някои случаи разлики, проявяващи се като загуба, се отнасят в сметките за разноските, които се покриват от реализираните натурални и парични доходи, тъй като те се третират като извършени за тяхна сметка и се отразяват като техни намаления. По същите причини имущественият и резултатният баланс, които са предвидени в тримесечните оборотни ведомости от главната книга, не могат да получат онова Съдържание, което имат при другите стопански предприятия. В предвидения резултатен баланс на схемата за тримесечната оборотна ведомост от главната книга могат да се поставят само салдата по сметките за разноските, това от продажната сметка и от сметките за натуралните и парични доходи, както и по ликвидационната сметка. В такъв случай какво би представлявало салдото от сборовете по графите на резултатния баланс и дали то би представлявало чистия доход (натурален и паричен) за разпределение, на който биха разчитали кооператорите? Разбира се, че не, защото този остатък дава само приблизителна представа за чистия доход на кооперативното стопанство, който има различно предназначение и който е разпределяем между различни фактори и поради това само една част от него ще достигне до кооператорите в натурална и парична форма. Не само това, но и този остатък е резултат на компенсиране на такива величини, които в ТКЗС не могат в повечето случаи взаимно да се покриват. Това се вижда на пръв поглед при анализиране съдържанието на сметките, чиито салда са отнесени в графите за резултатния баланс на тримесечната оборотна ведомост от главната книга. И поради всичко това ние считаме, че съставянето на тримесечната оборотна ведомост по дадената схема няма някакво особено значение за ТКЗС, като необходимите данни за една преценка върху състоянието на кооперативното стопанство могат да се получат в напълно задоволителен вид от обикновената оборотна ведомост по главната книга.

Дневникът е втората основна книга, която кооперативното стопанство трябва да води. Според § 25 на Правилника, в него се записват последователно и своевременно, въз основа на оправдателни документи, всички операции, които пряко или косвено предизвикват промени в имуществено-финансовото състояние на стопанството, а също и в корективните и статистически пера, включително условните активи и пасиви. От тук се вижда, че в дневника намира израз цялата стопанска дейност на предприятието, като операциите се вписват подредени съобразно с времето на тяхното извършване, т. е. в хронологически ред, поради което дневникът се явява представител на хронологическите записвания в счетоводството. Времето на извършената операция е единственият критерий за определяне на нейното място при вписването й в дневника. За тази цел операциите се групират по дати, за отделни числа от месеца - по дни, и така се записват в дневника. Тук става въпрос обаче дали и извършените в един ден операции от своя страна също трябва да се подредят съобразно с времето на тяхното извършване? При разглеждане на документите от първичната отчетност видяхме, че преди да се започне осчетоводяването на документите от даден ден, същите се подготвят за това и се систематизират съобразно предстоящото издаване на операционни бележки, при което става групиране и описване в едно на много от тях, с цел да се намали броя на издаваните операционни бележки и да се рационализира самата отчетност и по-специално счетоводството. При това подреждане и групиране на документите от даден ден обикновено се нарушава хронологическия ред, но трябва да подчертаем, че по-правило и операционните бележки от даден ден следва да се издадат последователно, съобразно времето на извършване стопанските операции, стига някои съображения от гледище на целесъобразно.т да не наложат този хронологически ред да се наруши. Следователно не е наложително необходимо и без изключение щото и операциите през даден ден да се подредят хронологически, както това се прави по отношение на операциите от отделните дни.

Освен това § 26 от Правилника позволява да се водят няколко дневника, вместо един, в зависимост от възприетата от предприятието устройствена форма на счетоводните книги, или пък да се използува американската форма, при която дневникът и главната книга се съединяват в една дневник главна книга. Предприятията са съвсем свободни в избора на техническия способ за провеждане на хронологическите записвания. Последните могат да стават също така в подвързани регистри или на отделни листове, които се подвързват и номерират за периоди от един или три месеца, като най-късно 45 дни след изтичане на всеки период, а за последния месец или тримесечие от годината - не по късно от края на м. февруари следната година, трябва да се представят на нотариуса за заверка. Като дневнични листове могат да служат и операционните бележки, в който случай те трябва да бъдат приспособени към съответните изисквания. Макар да не се споменава изрично, то този параграф от правилника допуща да се използува и каретния начин за журнализиране на ежедневните операции, който представлява особена форма за прилагане на дневнични листове. И ТКЗС могат да използуват този способ за водене на дневника, който способ в последно време много бърже се разпространява у нас. Понастоящем обаче те прилагат най-вече и почти изключително системата на дневник-главна книга, но не толкова от съзнание на нейната най-голяма пригодност за този вид стопанства, колкото от гледището на традиционното й прилагане повсеместно в бившите земеделски кооперации, а сега във всестранките. Системата на дневник главна книга подхожда за всички стопански предприятия, които имат ежедневно по-малък брой операционни бележки, по еднообразна и несложна дейност и поради това по-малък брой от сметки в главната книга, които могат да се поберат в нормалната големина на дневник-главната книга. Едно съпоставяне на тази система със системата на журнализиране посредством дневнични листове (карета) по наше мнение би дало известни предимства на последната, от гледище на техническата работа, тъй като при нея липсва дословното или по кратко преповтаряне на операционните бележки в дневник-главната книга, а само се използува номера и сумата на всяка операционна бележка. Освен това всички хронологически записвания (в дневника) трябва да бъдат документирани, като документите по всяка операция следва да бъдат групирани, подредени и съхранявани по начин, който да улеснява проверките. Ако операционните бележки служат едновременно като дневнични листове, то документите не могат да бъдат свързани с тях. Като много съвременно схващане за развитието на счетоводната техника може да се посочи предписанието в последната алинея на § 27 от Правилника, която допуща обединяването на операционните бележки с някои други употребявани в предприятието формуляри, по пътя на използуване на индиговите копия. Това ще рече, че едновременно с изготвянето на операционните бележки се правят съответните записвания в дневника, в сметките на главната книга или в тези на спомагателните книги. Такива са и предписанията на § 26, за които по-горе споменахме. Във връзка с това трябва да припомним за ретроградните законни предписания в миналото, които изискваха всички счетоводни записвания да стават в подвързани книги, както и други разпореждания, които носеха белега на сковаване счетоводството на едно място и пречеха на развитието на счетоводната техника в унисон с изискванията на разрастващите се стопански предприятия. Записванията в счетоводните книги трябва да стават още и своевременно, и то не по-късно 30 дни от извършване на операцията, с изключение на записванията в касовата книга и количествените записвания в складовите спомагателни книги, които стават в дена на прихода и разхода.

Записването на операциите в главната книга се извършва по основните, главните сметки, които се явяват като сметки от първи ред. Завеждането на сметките от главната книга при всички устройствени форми на счетоводни книги става от дневника или от неговите заместители, т. е. от хронологическите записвания. Характерното за главната книга е това, че тук записванията стават като операциите се систематизират по отделни сметки, което е първият критерий при записванията в нея. По-нататък записванията във всяка сметка следват в хронологически ред. Поради това, че данните от операциите се разпределят и записват в главната книга по сметки, т. е. систематизират се по сметки, то главната книга е представителка на Систематическите записвания в счетоводството. Може да се каже, че записванията по сметките във всички случаи са систематически вписвания. Тук имаме предвид и сметките в спомагателните книги. Според § 29 от Правилника, главната книга може да се води на отделни листове, които в края на годината трябва да се подвържат, номерират и провървят и не по късно от края на м. февруари следната година да се представят за заверка от нотариуса. Трябва да отбележим, че по правило понастоящем у нас сметките в главната книга трябва да се водят в чиста форма, а това ще рече, че и тези от спомагателните книги се водят по същия начин, което дава възможност да се достигне в счетоводството до една перманентна инвентаризация. Последното обстоятелство заедно с водене главната книга на отделни листова, трябва да се изтъкне като едно от най-големите постижения в областта на практическото приложение на счетоводството у нас, макар и достигнато по пътя на регламентирането, с каквото не могат да се похвалят много от страните, които в стопанско отношение са далеч пред нас. Това дава възможност във всеки момент, въз основа на данните от сметките, да се получи достоверна представа за имущественото състояние на предприятието и за добитите резултати - печалби и загуби. По отношение на главната книга ТКЗС имат възможност да се възползуват от току що споменатите по-добри възможности за устрояване на главната книга, с което ще подобрят и своята отчетност. По-рано изброихме спомагателните книги, които ТКЗС трябва да водят, като същите могат да се комбинират с цел да се подобри отчитането в този сектор на счетоводството. Комбинирането може да стане по дадените препоръки в § 40 на Правилника, като за типичните в счетоводството на ТКЗС сметки се заведат отделни спомагателни отчитания в една или няколко книги, или пък се направят групирания по дадените по-рано препоръки. Според § 39 от Правилника спомагателна книга се води в помощ на всяка колективна (сборна) сметка от главната книга. Поради това и партидите (сметките) на спомагателните книги съставляват втори ред от сметки, посредством които се разчленяват и поясняват данните на сметките от главната книга, които са сметки от първи ред. В това отношение изключение прави с/ка Каса, която макар и да не е колективна, а проста сметка, в допълнение на нея се води задължително спомагателна касова книга, с цел за изясняване на касовите приходи и разходи и да се контролира касовата наличност. Записванията в касовата книга стават ежедневно, поради което тя се завежда преди касовата сметка в главната книга. По отношение на другите прости сметки по правило спомагателни книги не се водят, освен в случаите, когато в главната книга съответните прости сметки се водят без достатъчно пояснения и тогава в спомагателната книга за всяка от тях се открива само по една партида, която представлява повторение на съответната проста сметка от главната книга, но с достатъчно подробни обяснения и данни. Спомагателни книги, които служат на повече от една сметка в главната книга, се разделят на отдели - по един за всяка сметка, а при картотеката се образуват групи от картони.

Втората алинея на § 39 от Правилника предоставя на предприятията пълна свобода при избиране на начина за устройване на спомагателните книги, както и техниката на тяхното водене. Така спомагателните книги могат да бъдат подвързани и регистрирани, или пък на отделни листове (картони), а записванията в тях да стават ръчно или машинно, направо или копирно. Наред с това записванията в спомагателните книги се правят от същите източници, от които се правят и за хронологическите записвания (в дневника), от което следва, че те могат да се водят независимо и предварително от дневника и главната книга, обаче трябва винаги да се намират в пряка счетоводна връзка с тях и най-вече с главната книга. Особеното в спомагателните книги е това, че те могат да имат най-различна графировка и съдържание, в зависимост от характера на отчетния обект, като записванията в тях са най-подробни, за да могат да се получат всички необходими сведения във връзка с отделните отчетни обекти. Поради това отчитанията в спомагателните книги добиват най-голямо значение и стават център на тежестта в счетоводството, тъй като записванията в главната книга са по-общи, а тези в дневника имат повече контролно значение. Воденето на дневника, главната книга и спомагателните книги на отделни листове от своя страна дава възможност за едновременното им завеждане заедно с операционните бележки. А според последната алинея на § 39 от Правилника, партидите към статистическите сметки следва да се водят общо и в списъчна форма, при който случай обратните записвания се отбелязват в специална графа, или пък да се водят по отделно и с конкретни наименования.

Организирането на спомагателните книги в ТКЗС напълно може да стане в духа на направеното по-горе изложение, като се вземат в съображение специалните спомагателни отчитания при кооперативното стопанство, които отразяват неговите особености. При това трябва да се обърне внимание на групите и подгрупите от партиди, които следва да се образуват при повечето спомагателни книги, а също така и прокараното разделение между натурални и парични спомагателни отчитания, за която цел в обсега на една и съща сметка се откриват натурални и парични партиди. Особено внимание трябва да се обърне и на спомагателните отчитания на фондовете с техните натурални и парични партиди, а също така на натуралните и парични доходи, на дяловия капитал, на статистическите спомагателни отчитания и др.

Необходимо е да се обърне внимание и на периодичните проверки, които се правят в счетоводството с цел да се установи правилността на записванията от гледище на счетоводната техника, но не и по същността на извършените стопански операции. Проверяването на правилността на счетоводните записвания има извънредно голямо значение за всяко стопанско предприятие, тъй като то открива направените грешки, прави счетоводните записвания да отговарят на действителността и да дават точна и вярна представа за работите на стопанството. По повод на това ще отбележим, че тези проверки по своята същност изключват възможността за откриване на направени грешки в самите операционни бележки, като погрешно съставени статии или погрешно вписани данни в тях. Подобни грешки се откриват чрез повторно проверяване на съставените операционни бележки и принадлежащите към тях документи. Проверяването на записванията в основните и спомагателни книги става периодично, и то обикновено в края на всеки месец. У нас е предвидено те да стават най-късно в края на всяко тримесечие. Проверяването на хронологическите записвания (дневника) става при всеки пренос на нова страница или ежедневно при каретната система. Записванията в главната книга се проверяват чрез оборотната ведомост, като сборовете от оборотните графи на същата трябва да са равни на сборовете в дневника. Спомагателните книги се проверяват посредством съответните сметки на главната книга, чрез съставяне на оборотни ведомости по тях или направо. Свързаната кръстосана проверка между хронологическите и систематически записвания е в състояние да открие всички грешки при записванията, които се поправят съгласно съответните разпореждания на закона и правилника за счетоводството. Освен това в някои случаи се правят и извлечения от сметките, които се сравняват с данните в последните и се установяват евентуално допуснатите грешки от едната или другата страна. В кооперативните стопанства трябва редовно да се извършват проверки на счетоводните записвания и своевременно да се откриват и поправят допуснатите грешки, за да може счетоводството вярно и точно да отрази дейността на стопанството, което от своя страна ще вдъхне доверие на кооператорите в работите на същото. Тук трябва да се има предвид, че ТКЗС е едно сложно и колективно стопанско предприятие, в което се преплитат интересите на много заинтересовани в неговата дейност лица - членовете-кооператори, за които е от особено значение да има стопанството вярна и ясна отчетност.

В типовия сметкоплан за колхозите, който даваме в следващия параграф, са предвидени 20 главни сметки. Всяка главна сметка се разпада на спомагателни сметки (където това с необходимо) в съответната спомагателна книга, при което може да става комбинирано отчитане на няколко главни сметки в една спомагателна книга, както е направено в колхозите. Съгласно постановлението на Совнаркома на СССР от 31 януари 1939 година, в колхозите, които прилагат двойно счетоводство, се водят следните книги: 1) Книга за членовете на колхоза и техните семейства; 2) Книга за трудодните; 3) Книга за разплащане с колхозниците; 4) Книга за главните сметки; 5) Инвентарна книга; 6) Книга за имуществото; 7) Книга за натуралните доходи и тяхното разпределение; 8) Книга за продуктите (произведенията - б. м.) и материалите; 9) Книга за отчитане на държавните доставки и колхозната търговия; 10) Книга 8а фондовете, за паричните доходи и тяхното разпределение; 11) Приходо-разходна книга на касиера; 12) Книга за текущите сметки, ценните книжа и разплащането с учрежденията и лицата; 13) Книга за паричните и натурални разноски; 14) Книга за отчитане на плановите задачи и тяхното изпълнение по добива на селскостопанските произведения и продуктивността на скотовъдство-то; 16) Книга за отчитане плановите задачи по приплода, прерастването и угояването на добитъка. Последните две книги са въведени допълнително с решение на партията и правителството, във връзка с допълнителното заплащане труда на колхозниците.

От наименованията на тези книги се вижда и тяхното предназначение и съдържание. Ние нямаме възможност да разгледаме формата, съдържанието и воденето на тези книги и за всички подробности в това отношение можем само ла отправим интересуващите се към цитираното вече съчинение на Панин и Хмелев. Тук само ще посочим графировката, съдържанието и воденето на книгата за главните сметки, която представлява дневник-главната книга на колхоза и обхваща синтетическите отчитания по главните сметки:

Проверката на спомагателните книги в колхозите се извършва обикновено в края на всеки месец с цел да се установи дали има пълно покриване между главните сметки и съответните на тях спомагателни сметки и дали записванията в последните през месеца са правилно извършени. За тази цел данните от спомагателните сметки се нанасят в съответната оборотна ведомост и сборовете се сравняват със тези по съответната главна сметка, между които трябва да има пълна съгласуваност. Препоръчва се оборотните ведомости в колхозите да бъдат така разграфени, че да посочват за спомагателните сметки остатъка в начало на месеца, оборотите през месеца и остатъка в края на месеца. Ако сметките отчитат количествени данни, последните се посочват наред със стойностите и в същите съставни части.

 

Текстът е обработен и адаптиран от Счетоводна кантора Крестън БулМар. Препоръчваме ви да прегледате също и изданието от 1950 год. Счетоводство и калкулации на промишлените предприятия.

Може да ви бъде интересно също да прегледате:

Съдържание